Checklista för hållbara evenemang -
"Ingen kan göra allt men alla kan göra något"

Här kommer en checklista till dig inför det evenemang du planerar, den hjälper dig att skapa hållbara evenemang. 

Ingen kan göra allt men alla kan göra något är en devis som vi arbetar efter. Minsta sak räknas. Hos oss på MySpeaker betyder det att vi lever efter detta såväl internt i de evenemang vi planerar till att tipsa våra kunder, hur vi reser själva och rekommenderar våra talare att resa, hur vi jobbar när vi ska anställa personal och hur vi tänker när vi letar efter nya talare till vårt nätverk. Vi jobbar med en kategori av talare som kan bidra till att företag och organisationer ökar sin medvetenhet om hur de ska arbeta hållbart, främja klimat och miljö. 

Slutligen så handlar vår matchningsprocess om att hitta rätt person till varje givet tillfälle, vi säkerställer att den talare som man bokar har ett innehåll som stärker och går i linje med kundföretagens övergripande mål och resultat. 

Det kan bli oerhört kostsamt att ha en talare som går stick i stäv med den riktning som man i övrigt driver. 

Eventet

Inbjudningar görs med fördel elektroniskt, vill ni ha hjälp med inbjudan eller tips på hur man kan bjuda in digitalt så hjälper vi er.

Om man vill bjuda in via post eller ta fram trycksaker så använd miljömärkt papper.

Vi gör våra deltagarbrickor i miljöanpassat material och använder oss av sådana som vi kan använda gång på gång. Säkerställ att de lämnas tillbaka genom att till exempel samla in för utlottning av bok eller liknande. 

Om Goodiebags/give-aways ska delas ut så fundera över innehållet. Vi rekommenderar att utesluta det helt om det inte går i linje med eventet i övrigt. 

Present till medverkande på scenen i form av presentkort till Naturskyddsföreningen. 

Skyltar, vepor, roll-ups och annat material som man använder vid större event sparas och återanvänds.

Svanen-märkta blädderblock, whiteboard pennor, träpennor i konferenslokalen.

All dokumentation skickas ut elektroniskt, före eller efter eventet. 

Tid för eventet, värdera högtider i olika kulturer vid val av datum för genomförande. 

Transporter

Placera eventet på en plats som är lättillgänglig med tåg och lokaltrafik. 

Resor till och från eventet båda när det gäller talaren och deltagarna görs i den mån det fungerar med tåg. Alternativt möjliggör och tipsa om samåkning. 

Informera om möjligheten att ta sig till eventet med allmänna kommunikationsmedel. Anpassa start- och sluttid till aktuell tidtabeller.

Om logi krävs så välj hotell med tydlig miljöprofil.

Överväg möjligheten att delta på distans.

Säkerställ tillgänglighet för deltagare och/eller talare med fysiska funktionsnedsättningar. 

Lokalen och platsen

Uthyraren av lokalen har en uttalad miljöpolicy – antingen genom miljöcertifering eller genom att man kan visa på en tydlig miljöprofil och använder miljömärkta produkter.

Tillgänglighet säkerställd såväl vid entrén som i lokalen för eventet. 

Entrén har en lämplig ramp och entrédörrarna har automatiska öppnare.

Rökförbud råder.

Platser finns för deltagare som använder rullstol och podiet är lättillgängligt.

Vistas om möjligt i lokaler som använder grön el.

Det ska finnas konferensutrustning som kan användas av personer med funktionsnedsättning. 

Säkerställ att alla som ska tala använder mygga eller mikrofon om det är fler än 20 som deltar på evenemanget. 

Mat och servering

Sträva efter att servera ekologisk och/eller rättvisemärkt, närproducerad mat och dryck. Informera deltagarna om produkterna. 

Servera vegetariska måltider till samtliga deltagare. 

Deltagare tillfrågas i inbjudan om de har behov av specialkost.

I den mån det är möjligt använd i första hand porslin och i andra hand engångsartiklar i papper.

Med önskan om att detta ska hjälpa er att planera
evenemanget på ett hållbart och bra sätt!

Följ MySpeaker i sociala medier!